Hybridní event - Má covidový „vynález" potenciál na přežití?

Říká se, že během krize vznikají nové a často velmi silné příležitosti. Hybridní eventy vznikly v době, kdy celým světem řádila pandemie COVID-19. Má tento model, který spojuje online eventy s těmi klasickými „offline“ eventy potenciál i v post covidové době? 

• Co to je?
• Výhody
• Nevýhody
• Na co si dát pozor

Co to jsou hybridní eventy

Jde o spojení klasického eventu, kdy jsou hosté součástí dané akce v dané lokalitě a v určitý čas s online eventem, neboli možností se k dané akci v daný čas přihlásit přes internet kdekoliv na světě. Obě zmíněné varianty mají své výhody a nevýhody, které by jejich spojením měly být odstraněny. 

Výhody hybridních eventů

Mnohonásobně větší potenciál dosahu

Klasické akce jsou vždy omezeny maximální kapacitou sálu. V případě hybridních eventů je potenciál neomezený. V případě, že máte kvalitně technicky zpracovaný hybridní event, může být na streamu připojen neomezený počet lidí a váš potenciál tak záleží pouze na kvalitě propagace a informovanosti hostů. 

Úsporta rozpočtu

Rozpočet je vždy nejtěžší a stěžejní částí každého eventu. Nejen kvůli COVID-19, ale i kvůli dalším nepříznivým vlivům, které nás v roce 2022 potkaly a které pravděpodobně ovlivní i event marketing v roce 2023, budou event manažeři počítat každou korunu a úspory se budou hledat všude (bohužel). Na čem se tedy dá ušetřit v rámci hybridního eventu?

• • Catering, ubytování, doprava

Na hybridní event jsou zpravidla pozvání pouze ti nejdůležitější hosté. Ostatní jsou připojeni přes online stream. Díky menšímu počtu hostů se ušetří jak na jejich občerstvení, tak na ubytování a dopravě. Všechny tyto tři položky jsou poměrně výraznou součástí rozpočtu a ušetření zde potěší. Není to ovšem tak jednoduché. Oproti této úspoře vznikají i nové náklady, o kterých se můžete dočíst v bodu „Navýšení rozpočtu na technologie”

• • Velikost sálu

S menším počtem lidí se zmenšuje i nutná kapacita sálu s čímž jsou spojeny i další úspory. Co by se mělo do sálu pro hybridní event vejít? Samozřejmě, že vámi chtěný počet návštěvníků, catering, zázemí pro pracovníky, dále pak jeviště (pozor na dostatečnou backstage), světla, zvuková technika, prezentační technika, režie. (Srdce celého hybridního eventu. Hnízdo, kde audiovizuální tým odbavuje online část akce. Režie musí splňovat poměrně dost kritérií.) Každý hybridní event je specifický a bude tak potřebovat trochu jiný sál, ale výše uvedené potřeby jsou základ.  

Kvalitní digitální materiály - i pro budoucí použití

Co si budeme povídat. Mnoho pořadatelů se soustředí  na akci jako takovou, ale především těm méně zkušeným se může stát, že nekladou dostatečný důraz na kvalitní záznam akce. Ten je důležitý pro další využití v marketingové komunikaci společnosti. 

To u hybridního eventu nehrozí. Celá akce od začátku až do konce se nahrává z důvodu streamu. Všichni hosté, doprovodný program, moderátoři, apod. Celý stream je zároveň střižený v režii a doplněný o potřebné jingly (zvukové, popř. video přechody mezi jednotlivými částmi programu), takže ho můžete okamžitě nahrát na sociální sítě pro další šíření. 

Odpadá strach z neúčasti vzácných hostů

Nestihl váš důležitý host letadlo, nebo musel nečekaně zůstat s rodinou? Při klasickém eventu velký problém, který může kazit dojem z celé akce. U hybridního eventu je tento problém minimalizovaný. Hostům stačí pouze telefon s kvalitním připojením a na akci se mohou přidat prakticky odkudkoliv. 

Jednodušší získávání zpětné vazby díky moderním digitálním nástrojům

Zde musíme zmínit jednu nevýhodu hybridních eventů a tou je osobní komunikace z očí do očí. (Dalším nevýhodám se budeme věnovat ve speciální sekci níže.) Nic nenahradí fyzické osobní střetnutí, ale díky moderním technologiím zvládneme tento nedostatek alespoň minimalizovat. Využít se dá například portál Slido, kde mohou návštěvníci online pokládat hostům otázky. Díky moderním fórům mohou prakticky okamžitě komunikovat online i offline návštěvníci společně. 

Doprovodný program ocení návštěvníci v sále bouřlivým potleskem. Díky interaktivním dotazníkům můžeme získat okamžitou zpětnou vazbu i od online návštěvníků.

Větší potenciál pro získání sponzorů

Čím více očí, tím větší šance získat sponzory. Zvyšuje se nejen potenciál propagace daného partnera pomocí shlédnutí, ale vznikají i nové reklamní možnosti. K propagaci se dají využít jingly, úvodní a závěrečné titulky, vložená videa do online streamu, apod. Kombinují se tak výhody televizní reklamy a propagačních materiálů přímo na akci. Důležitá jsou data. Čím přesnější, tím lepší, a samozřejmě taky přímá propojenost propagovaného předmětu, resp. služby na téma dané akce. Hybridní eventy ale rozhodně dodávají více „nábojů“ všem prodejcům reklamních médií. 

• Hybridní eventy jsou ekologičtější

Cestování je jedno z odvětví, které zatěžují přírodu produkcí CO². Díky hybridním eventům se nutnost cestování minimalizuje a mimo výše uvedené výhody tak šetříme i planetu což je obzvlášť v dnešní době velmi potřebné. Zároveň se jedná i o přínosný argument v marketingové propagaci akce. 

Nevýhody hybridních eventů

Nesmíme opomenout ani nevýhody, které hybridní akce mají. Přeci jenom se jedná o spojení dvou poměrně rozdílných druhů akcí. Na jaké nevýhody hybridních eventů se připravit ?

Nutný profesionální tým pro digitální odbavení online přenosu

Při klasickém eventu vám stačí standardní eventový tým, při online eventu zase standardní tým pro přípravu streamu. V případě hybridních akcí je nutné mít tyto složky obě. Kvalitních společností, které vám zaručí bezproblémový průběh online části akce, je jako šafránu. V Aliatrix spolupracujeme s týmem společnosti Xlab a dáme za ně ruku do ohně. Skvěle si rozumíme a na každý problém, který může vzniknout, myslíme a jsme připraveni. 

Menší interakce mezi návštěvníky akce 

Hlavní výhoda „offline“ eventů je socializace a interakce mezi návštěvníky. V případě hybridních eventů je sice interakce dodržena, ale pouze mezi vybranými účastníky přímo v sále. Neříkáme, že interakce v online světě je špatná, ale v žádném případě nenahradí to, když si spolu dají návštěvníci kafe, skleničku, nebo cigárko na terase. Z naší strany se jedná o jednu z největších nevýhod hybridních eventů (společně s menší emocí z doprovodného programu, který rozebíráme o odstavec níž). 

Menší zážitek z doprovodného programu pro účastníky online přenosu

Lidé se rádi baví a právě doprovodný kulturní program je také základ každého eventu. Vezměte si například takovou ohnivou show. Je krásná i pro diváky online streamu, ale pocit těch, kteří oheň nejen uvidí, ale i pocítí sálající teplo přímo v sále je mnohem vyšší. 

U světelné show je tento rozdíl ještě markantnější. Výsledný efekt velice ovlivňuje slazení kamery s LED vybavením používaným při představení. Aby byl výsledek co nejlepší, je potřeba mít zkušený tým, který umí spolupracovat s ostatními složkami.

Navýšení rozpočtu za technologie

Výše jsme jako výhodu zmiňovali ušetření na nákladech za dopravu, ubytování a catering. Zmiňovali jsme také, že to má bohužel i svou s stinnou stránku. V sekci technologií rozpočet náležitě poroste. Profesionální kamery, kameramani, asistenti, režie, výroba jinglů, zpracovávání technických scénářů, tvorba harmonogramu, světelný park, apod. To jsou všechny náklady, které u klasických eventů nejsou, resp. v mnohem menším měřítku. Je tedy nutné dobře propočítat a vyhodnotit si, jestli je opravdu hybridní event úsporou. 

Na co si dát pozor

Hybridní event může být optimální variantou pro mnoho druhů akcí. Například konference, product launch, firemní hodnotící meetingy, apod. Pokud se do přípravy hybridního eventu pustíte, musíte si dát pozor na několik věcí. My vám některé z nich přiblížíme. 

Dostatečně silné internetové připojení

Asi největší past, která se v online streamu může stát, je slabé internetové připojení. Internetové připojení je připraveno na určitý datový tok a v případě, že se přihlásí mnohonásobně více účastníků, může dojít ke snížení kvality signálu, popřípadě až k jeho úplnému zastavení. A to by byla obrovská škoda. Je proto dobré mít dostatečně naddimenzované řešení, které přenos neohrozí ani v případě extrémní vytíženosti.

Dostatečně zkušený eventový tým pro obě části akce

Již jsme to zmiňovali výše, ale je nezbytné, aby veškeré složky přípravy eventu – tedy „klasický“ eventový tým, „digitální“ eventový tým a zprostředkovatelé doprovodného programu, byli dokonale sehranía na všech přípravách se podíleli společně. Jen tak máte jistotu, že se nic nepokazí a všichni budou nadšení. Předchozí spolupráce a vzájemná známost těchto složek je velkou výhodou.

Propracovaný plán na komunikaci s online návštěvníky a propojení názorů online i „offline“ návštěvníků

Potenciál neomezeného počtu návštěvníků jsme již zmiňovali, a na to je potřeba dobře se připravit. Jak budete s online účastníky dorozumívat? Jak budete zjišťovat jejich odpovědi na otázky, nebo zpětnou vazbu? Jak budou online návštěvníci ve spojení s hosty přímo na akci. Tyto a další otázky je potřeba mít zpracované, abychom online návštěvníkům navodili pocit, že jsou přítomní spolu s námi v sále.

Zpracování digitálních materiálů a kontrola veškerých výstupů

Hybridní event dává velké možnosti následné propagace díky velkému množství audiovizuálních materiálů. Je tedy vhodné si ještě před akcí připravit plán, na následnou komunikaci. Tím můžete dosah celé akce znásobit a dostat ho i k lidem, kteří na live stream koukat nemohli.  

Pozor na jazykovou bariéru

Pořádáte mezinárodní event? Připravte se na to, že ne všichni účastníci jsou talenti na jazyky od narození. Pro multijazykové akce můžete použít simultánní překlad. Tak docílíte že budou všichni všemu pohodlně rozumět a vy se tak nemusíte strachovat, jestli porozuměli pointě.. 

Nastavení kamer vůči ostatním technologiím v sále

Zkušený tým se o to samozřejmě postará, ale pokud se rozhodnete připravovat hybridní akci sami, tak mimo jiné dejte velký pozor, aby byly kamery nastaveny na kvalitní přenos. Na mysli máme například vhodné nastavení světel, nebo synchronizace bitrate kamer a frekvence LED stěny. 

Shrnutí a závěr

Hybridní eventy jsou novým druhem událostí a z našeho pohledu tu s námi zůstanou již navždy. Čistě online eventy nemají dostatek výhod, aby je pořadatelé chtěli pořádat dlouhodobě, ale ty hybridní mají z naší strany velký potenciál. Určitě bychom byli rádi, kdyby se konalo co nejvíce fyzických eventů, protože socializaci a mezilidskou komunikaci vidíme jako ten největší benefit. Existují však situace, kdy klasický event není možný a vzniká tak prostor pro nový – hybridní event.

Pustit se do takové akce na vlastní pěst a vše zařizovat sám má příliš mnoho rizik a pravděpodobně by to skončilo zklamáním. Proto doporučujeme spolehnout se na profesionální agenturu, která se zabývá podobnými eventy. Naše produkce má zkušenosti s show pro hybridní eventy a ve spojení s naším partnerem, společnosti Xlab, jsme schopni splnit velmi náročné požadavky. 

Pokud se vám článek líbil, budeme moc rádi za jeho sdílení. Držíme palce při plánování event marketingu a těšíme se, až se na akcích společně potkáme.  

_{Zdroje: https://en.wikipedia.org/wiki/Hybrid_event}

_{https://www.freeman.com/resources/what-is-a-hybrid-event-really/}